Weniger manuelle Übergaben
Informationen gelangen vom Eingang bis zum nächsten Arbeitsschritt, ohne mehrfach von Hand übertragen zu werden.
KI-Automatisierung für reibungslose Geschäftsprozesse.
Wir verbinden Ihre Systeme und automatisieren wiederkehrende Abläufe mit KI, festen Regeln und klaren Freigaben. Damit aus manuellen Zwischenschritten ein verlässlicher Workflow wird.
Was bedeutet KI-Automatisierung im Unternehmen?
KI-Automatisierung verbindet einen festgelegten Geschäftsablauf mit KI-Funktionen, etwa zum Lesen, Einordnen oder Formulieren von Informationen. Der Prozess folgt klaren Schritten, während die KI einzelne Aufgaben innerhalb dieses Ablaufs übernimmt.
KI an der richtigen Stelle
KI liest unstrukturierte Inhalte. Eindeutige Regeln und Prüfungen übernehmen den Rest des Ablaufs.
Nachvollziehbare Ergebnisse
Jeder Schritt hat ein definiertes Ziel. Unsichere Fälle werden markiert und an die richtige Person weitergegeben.
KI-Workflows, die zu Ihren bestehenden Systemen passen.
Wir automatisieren nicht um jeden Preis. Zuerst prüfen wir, welche Schritte wiederkehren und welche davon KI überhaupt benötigen.
Anfrage- und E-Mail-Workflows
Eingehende Nachrichten werden erfasst, zugeordnet und als strukturierte Vorgänge für Ihr Team vorbereitet.
Dokumentenverarbeitung
KI liest relevante Angaben aus Dokumenten und übergibt geprüfte Felder an nachgelagerte Anwendungen.
CRM- und Datenabgleich
Wir verbinden Formulare, Datenbanken und CRM-Systeme, damit Informationen nicht mehrfach eingetragen werden müssen.
Angebotsvorbereitung
Vorhandene Informationen werden zusammengeführt, Vorlagen befüllt und Entwürfe zur menschlichen Prüfung erstellt.
Wissens- und Freigabeprozesse
Informationen werden aus freigegebenen Quellen bereitgestellt. Entscheidungen gehen gezielt an zuständige Mitarbeitende.
Fehlerbehandlung und Monitoring
Wir planen Prüfregeln, Benachrichtigungen und Protokolle, damit Ausnahmen sichtbar und Abläufe wartbar bleiben.
Welche KI-Workflows lassen sich automatisieren?
Vier typische Abläufe als Beispiele. Welche Schritte technisch möglich sind, klären wir anhand Ihrer bestehenden Software und Daten.
01
Eingehende Anfragen richtig zuordnen
Anfragen gehen über E-Mail und Kontaktformulare ein und müssen von Hand vorsortiert werden.
Ein Workflow liest den Inhalt, ordnet ihn nach vereinbarten Kriterien ein und bereitet den Vorgang für das passende Team vor.
- Nachricht und Kontaktdaten übernehmen
- Anliegen und Dringlichkeit nach Regeln zuordnen
- Vorgang im CRM oder Ticketsystem anlegen
02
Dokumente strukturiert erfassen
Rechnungen, Lieferscheine oder Formulare kommen in unterschiedlichen Formaten an.
Der Workflow erkennt benötigte Felder, prüft sie gegen definierte Regeln und leitet unklare Einträge zur Kontrolle weiter.
- Dokumente aus freigegebenen Eingängen erfassen
- Relevante Datenfelder extrahieren und validieren
- Ergebnisse übertragen oder zur Prüfung markieren
03
Angebote aus Anfragen vorbereiten
Für ein Angebot müssen Informationen aus Nachricht, CRM und internen Vorlagen zusammengeführt werden.
Ein Workflow sammelt die Angaben, erstellt einen Entwurf und legt ihn einer verantwortlichen Person vor.
- Kunden- und Leistungsdaten zusammenführen
- Vorlagen mit vorhandenen Informationen befüllen
- Angebotsentwurf zur Freigabe bereitstellen
04
Interne Aufgaben automatisch weitergeben
Nach einer Besprechung werden Aufgaben häufig manuell verteilt und in mehreren Systemen gepflegt.
Ein Workflow strukturiert freigegebene Notizen und überträgt bestätigte Aufgaben an die zuständigen Personen.
- Besprechungsnotizen oder Formulare strukturieren
- Zuständigkeiten und Fristen nach Regeln zuordnen
- Bestätigte Aufgaben in vorhandene Tools übertragen
Wann lohnt sich KI-Automatisierung?
Automatisierung lohnt sich bei wiederkehrenden Abläufen mit erkennbaren Ein- und Ausgaben. Der größte Nutzen entsteht oft nicht durch mehr KI, sondern durch weniger Medienbrüche zwischen vorhandenen Systemen.
Passt, wenn …
- Informationen regelmäßig zwischen Programmen übertragen werden.
- Dokumente oder Nachrichten vor der Weiterverarbeitung eingeordnet werden müssen.
- Klare Ausnahmen und Freigaben definiert werden können.
- Der Prozess häufig genug vorkommt, um Entwicklungs- und Betriebskosten zu rechtfertigen.
Passt nicht, wenn …
- Der Ablauf noch nicht geklärt ist oder sich ständig grundlegend ändert.
- Eine vorhandene Funktion im bestehenden Tool das Problem bereits löst.
- Quellsysteme keine geeigneten Zugriffsmöglichkeiten bieten.
- Die Daten für verlässliche Verarbeitung zu unvollständig sind.
So setzen wir Ihren KI-Workflow um.
Prozess verstehen
Wir erfassen Auslöser, Eingaben, Zuständigkeiten, Fehlerfälle und das gewünschte Ergebnis des Ablaufs.
Systeme prüfen
Wir prüfen Schnittstellen, Datenqualität, Zugriffsrechte und bestehende Funktionen, damit keine unnötige neue Lösung entsteht.
Ablauf entwerfen
Wir legen feste Schritte, KI-Aufgaben, Prüfregeln und menschliche Freigaben fest und testen den ersten Durchlauf.
Workflow integrieren
Wir verbinden die benötigten Anwendungen und prüfen typische Fälle, Ausnahmen, Berechtigungen und Fehlerbehandlung.
Wirkung kontrollieren
Wir beobachten Prozessqualität, Aufwand und Kosten und passen den Ablauf an, wenn sich Anforderungen ändern.
Was kostet eine KI-Automatisierung?
Der Aufwand richtet sich nach Prozesslänge, Schnittstellen, Datenqualität und notwendiger Kontrolle. Wir kalkulieren den Umfang individuell und weisen mögliche Kosten für externe Dienste und KI-Modelle separat aus.
Prozessanalyse und Testlauf
Individuell kalkuliert
Geeignet für
- Einen manuellen Ablauf mit unklarem Automatisierungspotenzial
- Unternehmen, die technische Machbarkeit prüfen möchten
- Einen ersten kleinen Workflow ohne großen Systemeingriff
Typischer Umfang
- Aufnahme des Ist-Prozesses
- Prüfung von Daten und Schnittstellen
- Testlauf für einen definierten Anwendungsfall
- Bewertung von Risiken und nächstem Schritt
Ein produktiver KI-Workflow
Individuell kalkuliert
Geeignet für
- Einen regelmäßig wiederkehrenden Geschäftsprozess
- Zwei oder mehr Systeme mit manuellen Übergaben
- Teams mit klaren Zuständigkeiten und Freigaben
Typischer Umfang
- Entwicklung eines vollständigen Workflows
- Integration benötigter Systeme
- Validierung, Fehlerbehandlung und Freigaben
- Tests, Einführung und Dokumentation
Verbundene Prozessautomatisierung
Individuell kalkuliert
Geeignet für
- Mehrere zusammenhängende Abläufe
- Abteilungsübergreifende Verarbeitung
- Prozesse mit zusätzlichen Kontroll- und Rollenanforderungen
Typischer Umfang
- Architektur für mehrere Workflows
- Schnittstellen und Datenflüsse
- Monitoring und Fehlerbehandlung
- Laufende Optimierung und Erweiterung
Warum Unternehmen ihre KI-Lösung mit Webnity X entwickeln.
Wir entwickeln KI nicht um der KI willen. Entscheidend ist, welche Lösung Ihre Aufgabe zuverlässig, sinnvoll und langfristig erweiterbar löst.
Erst das Problem. Dann die Technologie.
Wir starten beim Prozess, den Daten und dem gewünschten Ergebnis. Wenn klassische Software oder Automatisierung sinnvoller ist als KI, sagen wir das offen.
Das passende Modell statt Anbieterbindung.
Welche Technologie eingesetzt wird, entscheidet die Aufgabe. Modelle, APIs und Infrastruktur werden nach Qualität, Datenlage, Kosten und technischen Anforderungen gewählt.
Von der Logik bis zur Oberfläche.
Webnity X verbindet KI-Logik, Softwareentwicklung, Schnittstellen und das Interface, in dem Mitarbeitende oder Kunden die Anwendung später tatsächlich nutzen.
Gebaut für bestehende Systeme und zukünftige Erweiterungen.
Die Anwendung wird so geplant, dass sie sich in vorhandene Prozesse und Teams integrieren und bei Bedarf um weitere Funktionen oder Abläufe erweitern lässt.
- Über 40 begleitete digitale Projekte
- 5,0 Sterne aus über 20 Google-Bewertungen
- Ein direkter Ansprechpartner
Häufige Fragen zu KI-Automatisierung.
Was ist der Unterschied zwischen KI-Automatisierung und einem KI-Agenten?
Eine KI-Automatisierung führt einen fest definierten Prozess aus und nutzt KI nur an den vorgesehenen Stellen. Ein KI-Agent kann innerhalb festgelegter Grenzen selbst entscheiden, welche Schritte als Nächstes nötig sind. Für wiederkehrende Standardabläufe ist ein Workflow häufig leichter zu kontrollieren.
Was kostet eine KI-Automatisierung?
Die Kosten hängen von den beteiligten Systemen, den erforderlichen Schnittstellen und dem Umfang der Prüfungen ab. Wir erstellen ein individuelles Angebot nach der Prozessaufnahme. Nutzungsgebühren für Modelle, Automatisierungsplattformen oder Hosting können separat entstehen.
Wie lange dauert die Umsetzung eines KI-Workflows?
Die Dauer richtet sich nach Anzahl und Qualität der Schnittstellen sowie dem Testaufwand. Ein einzelner klarer Ablauf ist schneller umgesetzt als mehrere verbundene Prozesse. Eine belastbare Zeitschätzung erhalten Sie nach der technischen Prüfung.
Welche KI-Modelle verwenden Sie?
Wir wählen Modelle und Werkzeuge abhängig von Aufgabe, Datenanforderungen, Genauigkeit und laufenden Kosten. Viele Arbeitsschritte lassen sich auch ganz ohne Sprachmodell umsetzen. Deshalb entscheiden wir für jeden Prozessschritt, ob KI einen echten Vorteil bietet.
Was passiert mit unseren Daten bei der Automatisierung?
Wir legen die benötigten Daten, Empfänger, Zugriffsrechte und Speicherwege vor der Umsetzung fest. Anbieterbedingungen und Verarbeitungsorte prüfen wir abhängig von der gewählten Architektur. Datenschutzrechtliche Anforderungen sollten mit Ihrer zuständigen Beratung abgestimmt werden.
Arbeiten Sie auch für Unternehmen in Österreich und der Schweiz?
Ja. Webnity X begleitet Unternehmen im DACH-Raum sowie internationale Kunden. Die Anbindung bestehender Systeme und etwaige länderspezifische Anforderungen besprechen wir im Projektstart.
Lassen sich unsere vorhandenen Programme verbinden?
Häufig ja, wenn passende Schnittstellen oder andere zulässige Integrationswege existieren. Das kann CRM, E-Mail, Dokumentenablagen, Warenwirtschaft oder interne Software betreffen. Welche Verbindung sinnvoll und technisch möglich ist, prüfen wir vor der Umsetzung.
Was passiert, wenn die KI eine Information falsch einordnet?
Wir definieren Prüfregeln und behandeln unsichere Fälle getrennt von eindeutigen Ergebnissen. Ein Workflow kann dann einen Vorgang anhalten und zur Freigabe weiterleiten. Fehlerfreiheit lässt sich nicht versprechen, aber Risiken lassen sich durch Tests und Kontrollen begrenzen.
KI-Agenten für Unternehmen: Wann sie sinnvoll sind und wann ein Workflow reicht
KI-Agenten können mehr als klassische Automatisierungen, sind aber nicht für jeden Prozess die bessere Lösung. Entscheidend sind Variabilität, Fehlerkosten, Kontrollbedarf und die Frage, ob ein fester Workflow bereits ausreicht.
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Was kostet eine KI-Agentur? Preise & Kostenfaktoren 2026
Was kostet eine KI-Agentur 2026? Preise für Beratung, Prototyp, produktive KI-Systeme und Betrieb – plus Kostenfaktoren und Auswahlkriterien.
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Welchen Prozess möchten Sie nicht länger von Hand bearbeiten?
Beschreiben Sie uns Ihren Ablauf und die beteiligten Systeme, damit wir prüfen können, was sich sinnvoll automatisieren lässt und wo Menschen entscheiden sollten.
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